Cordialement, bien à vous, à dispo : comment conclure un mail pro ?

  • Pourquoi les formules de conclusion d’un mail sont-elles importantes ?
  • Être efficace tout en restant convivial
  • À dispo, belle journée : les expressions à bannir

Il y a le fatidique « cordialement », l’amical « bien à vous », le poli « à dispo » ou encore le très conventionnel « mes sincères salutations »… Pour conclure un mail professionnel, il existe des tas de formules toutes faites, dont le sens nous échappe un peu parfois. Souvent, même. 

Pourtant, comme nous l’explique Sylvie Azoulay-Bismuth, formatrice en communication écrite et orale et autrice de Être un pro de l’e-mail (Ed. Eyrolles, 2018), « les formules de sortie ou de conclusion font partie des éléments-clés dans la construction d’un mail professionnel ». L’experte insiste sur le fait que ces formules sont même « la dernière chance d’attirer l’œil du destinataire de l’e-mail ». 

Pourquoi les formules de conclusion d’un mail sont-elles importantes ?

Ce n’est une surprise pour personne, on a tendance à lire les mails très rapidement et en diagonale. Alors, comme pour le désormais suranné « J’espère que vous allez bien » qui débute la grande majorité des e-mails aujourd’hui, le fait d’utiliser des formules de sorties pré-fabriquées dessert complètement le courrier. 

« En utilisant ces formules toutes faites, sans véritable intention derrière, l’auteur.e de l’e-mail ne pourra pas accrocher l’attention du destinataire. Le risque majeur, c’est que celui-ci survole le courrier, puis l’oublie aussitôt », analyse Sylvie Azoulay-Bismuth. 

Notre experte ajoute que ces remarques concernent à la fois les formules de sorties (cordialement et autres) mais aussi la phrase qui les précède, qu’on appelle « formule de conclusion ». De la même manière, celles-ci sont devenues quasi-automatiques allant du « je reste disponible pour » à « je vous remercie par avance ». Si là encore, ces formules sont généralement utilisées par déférence envers le destinataire du courrier, elles ne sont plus vraiment lues et ont donc perdu leur utilité première.

« Cela ne veut pas dire qu’il faut les oublier, bien au contraire, il faut réinvestir ces formules pour leur redonner de la substance », explique Sylvie Azoulay-Bismuth.

Être efficace tout en restant convivial

L’experte en communication rappelle qu’il ne faut jamais user de ces formules pour « remplir un vide », car cela se ressent à la lecture. « Ces phrases de conclusions, avant la formule de sortie donc, ont plusieurs utilités. La première, c’est de faire le lien entre la fin du texte et la formule de politesse finale. Ensuite, c’est donc le moyen de recapter l’attention de son interlocuteur, et de réaffirmer sa motivation pour une candidature ou son engagement dans le projet en cours, etc ». 

L’efficacité : c’est le maître-mot qui doit conditionner en premier lieu le choix de ces formules. Avant de choisir par défaut une formule toute faite, élimée par trop d’utilisation, on se demande ‘quelle est mon intention ?’, ‘qu’est-ce que je veux avec cet e-mail ?’.

Évidemment, on peut ajuster son vocabulaire au degré de connaissance qu’on a avec le destinataire du mail. « On n’utilise pas les mêmes termes, que ce soit en conclusion ou en sortie, lors du premier courrier ou après des mois d’échanges », affirme Sylvie Azoulay-Bismuth. « Quand on commence à connaître la personne, on peut mieux s’adapter au contexte », ajoute-t-elle. 

Quoiqu’il en soit, il faut se dire que des formules de sortie et de conclusion adaptées laisseront le lecteur du courrier « dans un bon état » comme aime le rappeler notre experte. Ainsi, il ou elle sera plus prompt.e à répondre tout de suite ou à ouvrir la pièce jointe par exemple. 

À dispo, belle journée : les expressions à bannir

Évidemment, que ce soit pour les formules de conclusions ou de sortie, il y en a des plus gênantes que d’autres. 

  • « Je reste à votre disposition »

Commençons par le fameux « à dispo » ou « je reste à votre disposition ». Cette formule de conclusion pose différents problèmes. D’abord, comme le souligne notre experte en communication, le verbe « rester » est extrêmement passif et n’appelle pas vraiment de réponse, ce qui coupe la dynamique de l’échange. « Ce sont des expressions vides de sens. On n’est jamais vraiment « à dispo » de qui que ce soit », assène-t-elle. 

Il sera alors nettement préférable de le remplacer par « Je suis à votre écoute pour … » et de donner un but comme « fixer une date » par exemple. 

  • Belle journée

Voici une expression de sortie qui hérisse quelque peu Sylvie Azoulay-Bismuth. « Comment présager de la qualité de la journée de la personne en face ? », questionne-t-elle, avant de souligner que cette formule de sortie a un je-ne-sais-quoi d’hypocrite. Préférez donc le simple « bonne journée ».

Et quitte à assouplir le formalisme d’un e-mail, pourquoi ne pas choisir le « bien à vous », qui même s’il est utilisé par de nombreuses personnes, reste acceptable. 

  • Cordialement  

Dans la famille des expressions galvaudées, le « cordialement » fait office de référence. Aujourd’hui, il tend à être considéré comme un au revoir un peu froid, distant. Or sémantiquement, il signifie « qui vient du coeur ». « Madame de Sévigné l’utilisait pour signer ses courriers amoureux », rappelle notre experte, qui déplore que dorénavant il soit utilisé dans un cadre très protocolaire. « C’est totalement incohérent de terminer son mail sec par un cordialement, il y a une dissonance sémantique », expose-t-elle. 

Comment faire pour conclure un mail sec alors ? « J’utilise personnellement le « Salutations distinguées » qui met une distance directement. C’est presque devenu un code pour dire « ce mail n’est pas amical » », sourit Sylvie Azoulay-Bismuth. 

À l’inverse, pour conclure un mail poliment – sans utiliser le galvaudé « cordialement » donc – notre experte propose « bien sincèrement » ou encore « sincères salutations ». « Évidemment, il faut bien sûr être sincère. C’est là la clé pour écrire et conclure efficacement un e-mail ».

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